OPTEDO in de dienstverlening
Stop de papiermolen in uw dienstverlenende organisatie.
De belangrijkste functionaliteiten
Opgebouwd vanuit ervaring, samen met onze klanten
Dienstverleners hebben buiten de klassieke opvolging van projecten nog enkele andere noden. Vaak worden deze zaken opgevolgd via vele verschillende systemen zoals excel documenten, software voor tijdregistratie, waardoor informatie verspreid zit en het verwerken soms zorgt voor dubbele ingaven en veel manueel werk. Dat maakt het moeilijk om gegevens snel inzichtelijk te maken voor analyse. Met Optedo zorg je ervoor dat alle informatie centraal beheert wordt vanuit 1 totaaloplossing.
Gedreven door meerwaarde
Gefocust op efficiënte, gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware
Grip op het budget
Na de goedkeuring van de offerte door de klant maak je eenvoudig een project aan. De verschillende aan te leveren dienstenpakketten die in de offerte werden gebudgetteerd, stromen naadloos door naar het project.
Genereer vlot een voorschotfactuur voor de te leveren diensten, zodat zowel jij als de klant met een gerust gemoed het traject samen kunnen ingaan.
Via de app kunnen uren van mobiele werknemers vlot geregistreerd worden op het project, zodat achteraf alle uren netjes en overzichtelijk bij elkaar zitten voor de facturatie. Op het einde van het project maak je zeer eenvoudig en aan de hand van de beschikbare gegevens een correcte nacalculatie die je meteen kan omzetten in 1 of meerdere facturen.
Verloopt je project in verschillende fases, dan kan je deze fases overzichtelijk opvolgen en weet je perfect wanneer je aan de volgende fase kan beginnen. Deadlines worden overzichtelijk schematisch weergegeven, zodat je deze moeiteloos kan naleven.
Planning
De planning werd mee geïntegreerd in OPTEDO. Dit zorgt ervoor dat je de agenda’s van verschillende medewerkers kan zien en kan aanvullen waar nodig. Zij en jij weten perfect waar ze naartoe moeten en wat ze daar moeten doen. Deze planning wordt gekoppeld aan de projecten en zorgt er ook voor dat ze vlot tijd kunnen registreren op de geplande taken.
Documentbeheer
De module voor documentbeheer zorgt ervoor dat alle klantendocumenten vlot kunnen aangemaakt worden vanuit OPTEDO aan de hand van vooraf aangemaakte documentsjablonen. Deze sjablonen worden voorzien voor offertes, vorderingen, werkverslagen en facturen, maar kunnen eveneens aangemaakt worden voor rapporten en andere documenten die aan de klant beschikbaar gesteld moeten worden.
Vanuit OPTEDO wordt er eveneens een vaste mappenstructuur voorzien voor elk project of account, zodat alle documenten zoals plannen, foto’s, rapporten,… netjes bij de klant of het project kunnen bewaard worden in een uniforme en overzichtelijke structuur.
Prijslijsten
Dankzij OPTEDO beheer je vlot de prijzen van je artikelen. Zo kan je werken met prijsgroepen, kortingen per klant of klantgroep en heb je een duidelijke margeberekening op je verkoopprijs. Door je producten te categoriseren en in groepen te verdelen kan je standaardkortingen toepassen op deze groepen en categorieën op klantniveau. Daarvoor stel je handige kortingssjablonen in.
Personeelsbeheer
Registreer tijd op projecten en taken met behulp van de module tijdregistratie. Dit zorgt ervoor dat je maandelijks een overzichtelijk rapport kan trekken uit OPTEDO van de gepresteerde uren voor de loonberekeningen. Ook overuren worden op die manier overzichtelijk in kaart gebracht.
Vakantie-aanvragen en registratie van andere afwezigheden kan via OPTEDO gebeuren. De afwezigheden zijn zichtbaar in de planning en ook in het maandelijkse overzichtsrapport voor de loonberekening bij het sociaal secretariaat. Het overzicht op opgenomen ziektedagen geeft je ook zicht op hoeveel dagen ziekte een bepaalde werknemer doorgaf. Zo kan je indien nodig tijdig ingrijpen en verzuimgesprekken voeren met de betreffende werknemer.
Facturatie
Als dienstverlener werk je meestal simultaan aan meerdere projecten. Dat maakt het overzicht houden op wat gefactureerd kan worden en wat nog niet soms lastig. Met de facturatie functionaliteit van Optedo hou je eenvoudig bij wat de facturatie status is per project en ook over alle projecten heen. Stel je factuur eenvoudig op aan de hand van gepresteerde uren en gemaakte kosten of gewoon op basis van een offerte. Ook vaste facturatie schema’s behoren tot de mogelijkheden.
