Software voor installatie bedrijven
Realiseer maximale efficiëntiewinst
De belangrijkste functionaliteiten
Service- en projectbeheer op maat van de installateur
Installateurs hebben buiten de klassieke opvolging van bouwprojecten nog enkele specifieke noden om hun brede waaier aan processen volledig ondersteund te zien. Zo bieden zij vaak ook zelf de service na verkoop aan op hun installaties aan de hand van interventies en depannages, maar ook via onderhoudscontracten. De uitgevoerde werken moeten netjes op een werkbon kunnen weergegeven worden, die dan ook door de klant digitaal ondertekend moet kunnen worden.
Optedo biedt een oplossing voor al deze noden en stelt de installateur in staat om flexibel en efficiënt service opdrachten af te handelen.
Gedreven door meerwaarde
Gefocust op efficiënte, gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware
Planning
Het inplannen van service aanvragen kan voor een installatiebedrijf een behoorlijke uitdaging vormen. Men moet rekenening houden met prioriteiten, beschikbaar personeel en reisafstanden. Met de Optedo planningsmodule houdt u een goed overzicht over de in te plannen service opdrachten en de beschikbaarheid van personeel. De planningsmodule houdt daarbij steeds rekening met geplande afwezigheden zoals opleidingen of vakantie.
Van zodra een opdracht ingepland is kan de desbetreffende medewerker via de mobiele applicatie op de hoogte gebracht worden. Hij beschikt hierbij onmiddellijk over alle relevante gegevens.
Mobiele werkbonnen
Met de mobiele Optedo app kan de technieker zeer vlot en efficiënt een werkbon opstellen. Hierbij kan hij het aantal gepresteerde uren en materialen onmiddellijk digitaal ingeven. Ook het aantal gereden kilometers en reistijd behoort tot de mogelijkheden. Ter plaatse kan hij de klant vragen om de werkbon goed te keuren middels een digitale handtekening. Na afsluiting van de werkbon vloeien de gegevens onmiddellijk door naar de backoffice. Zo kan men eenvoudig overgaan tot facturatie of eventueel opnieuw inplannen indien het werk niet volledig afgerond kon worden.
Documentbeheer
De module voor documentbeheer zorgt ervoor dat alle klantendocumenten vlot kunnen aangemaakt worden vanuit OPTEDO aan de hand van vooraf aangemaakte documentsjablonen. Deze sjablonen worden voorzien voor offertes, vorderingen, werkverslagen en facturen, maar kunnen eveneens aangemaakt worden voor rapporten en andere documenten die aan de klant beschikbaar gesteld moeten worden.
Vanuit OPTEDO wordt er eveneens een vaste mappenstructuur voorzien voor elk project of account, zodat alle documenten zoals plannen, foto’s, rapporten,… netjes bij de klant of het project kunnen bewaard worden in een uniforme en overzichtelijke structuur.
Magazijn
Als installateur is vakkennis cruciaal om je klant uit de nood te helpen. Maar enkel met kennis en mankracht los je niet alle problemen op. Soms heb je nood aan wisselstukken. Daarom hebben we binnen Optedo een module voorzien voor magazijnbeheer. Het laat je toe om eenvoudig na te gaan welke materialen er op voorraad zijn en welke er besteld moeten worden. Het stelt ook de service technieker in staat om te allen tijde en overal de actuele voorraad van materialen te consulteren. Zo kan hij de klant reeds een indicatie geven wanneer hij terug kan komen om het probleem definitief op te lossen.
Vroeger hadden we wekelijks te maken met honderden papieren werkbonnen. De digitalisering van onze werkbonnen via OPTEDO heeft voor ons een gigantische besparing aan tijd teweeggebracht. Die tijd kunnen we nu optimaal inzetten om onze klanten nog beter van dienst te zijn. We gebruiken OPTEDO overigens van A tot Z, van offerte tot facturatie.
Projecten
Voor nieuwe installaties kan er gebruik gemaakt worden van de uitgebreide project module van Optedo. Onder een project heb je de mogelijkheid om lijsten aan te leggen voor benodigde materialen, onderaanneming en huur materieel. Vanuit de project module stel je eenvoudig prijsaanvragen en inkooporders op. Ook laat de project module je toe om alle tijd- en km registratie te bundelen onder het desbetreffende project. Voor uitgebreidere projecten kan je aan de slag met faseringen en de gantt chart functionaliteit om een heldere projectplanning op te stellen. Ook budgettering en nacalculatie kan efficiënt opgevolgd worden.
Klantenportaal
Als installatiebedrijf wil je zo efficiënt mogelijk kunnen communiceren met het cliënteel. Optedo maakt dit mogelijk middels het klantenportaal. Deel eenvoudig installatiedocumenten, werkbonnen of facturen met je klant of stel je klant in staat om via Optedo rechtstreeks een service aanvraag te doen. Het bespaart elke partij weer heel wat werk. Ook voor de interne medewerkers is het zo eenvoudig om onmiddellijk op een centrale plaats over de meest courante gegevens te beschikken.
