Wat zijn KPI’s?

KPI staat voor Key Performance Indicator of in het Nederlands: kritieke prestatie indicator. Het is een meetwaarde welk wanneer correct gedefinieerd iets verteld over de performantie van een specifieke activiteit binnen de organisatie die wordt afgezet ten opzichte van een doelstelling.

KPI’s worden gebruikt om een abstract managementbeleid tastbaar en meetbaar te maken.
Ze zijn belangrijk in de interne communicatie en zorgen voor een duidelijke beleidsvoering waarbij medewerkers op een transparante manier betrokken kunnen worden bij de operationele doelstellingen van de organisatie zonder de alle onderliggende details te kennen.

Een KPI is kwantitatief en meet een doelstelling of een kritische succesfactor (KSF).

Wat zijn de voordelen van KPI’s?

  1. Ze zorgen onmiddellijk voor een beter overzicht van de prestaties van de organisatie.
    Wanneer door middel van een dashboard de belangrijkste KPI’s van de organisatie gevisualiseerd zijn kunnen we op een centrale plaats onmiddellijk een overzicht bekomen van de huidige bedrijfsprestaties.
  2. KPI’s zorgen voor een juiste focus op de belangrijkste operationele bedrijfsactiviteiten.
    KPI’s verschaffen een blik op wat echt belangrijk is voor het bedrijf zodat kansen, problemen of aandachtspunten spoedig op de radar verschijnen.
    Ze laten toe om de organisatie onder controle te houden en de betrokkenheid van de medewerkers te vergroten.
  3. Ze helpen om de juiste beslissingen te maken.
    Beslissingen kunnen middels KPI’s gemaakt worden op feiten en minder op theoretische aannames.
    Ze kunnen ook een basis zijn om prestaties te bespreken tussen medewerkers en leidinggevenden.

Algemeen of specifiek?

KPI’s kunnen algemeen of zeer specifiek zijn. Algemene KPI’s zijn meer gericht op het sturen van het management van de organisatie en zijn dan ook meestal opgesteld rondom pijlers zoals visie, missie of strategische doelstellingen.
Specifieke KPI’s zijn in het bijzonder gericht op het aansturen van operationele doelstellingen. Ze zijn dan ook gericht op relatief kortetermijndoelstellingen.

Enkele voorbeelden

  • Klanttevredenheid
  • Aangroei van nieuwe klanten
  • Groei van de bedrijfswaarde
  • Kost per lead
  • Gemiddelde klantwaarde
  • Downtime
  • Reactiesnelheid
  • Reparatietijd
  • Gemiddelde levertijd
  • Omzet per maand

De voorwaarden voor het opstellen van goede KPI’s

Voor het opstellen van goede KPI’s hou je best een aantal voorwaarden in het achterhoofd. Betrek de juiste mensen bij het opstellen van KPI’s. Wanneer er geen draagvlak binnen de organisatie is voor het opvolgen van een bepaalde KPI zal het ook zo goed als onmogelijk zijn om de organisatie aan te sturen zodat de KPI positief evolueert.

Een goede tool voor het opstellen van KPI’s is het welbekende SMART principe.

  • Specifiek: Is de doelstelling eenduidig?
  • Meetbaar: Hoe kan je meten of het doel bereikt is?
  • Acceptabel: Past de doelstelling bij de doelgroep. Is er genoeg draagvlak?
  • Realiseerbaar: Is de doelstelling realiseerbaar binnen het afgesproken tijdskader?
  • Tijdsgebonden: Binnen welke periode moet het doel bereikt zijn?

KPI’s zijn een doorlopend proces. Ze moeten regelmatig opgevolgd, bijgewerkt en besproken worden.

Beperk het aantal KPI’s. Een handvol KPI’s zijn voor de meeste KMO’s ruim voldoende. Zorg ervoor dat de betrokken medewerkers op de hoogte zijn van de KPI’s, wat ze betekenen en waarom ze belangrijk zijn.
KPI’s bespreek je best ook tijdens maandelijkse meetings zodat er besproken kan worden waarom doelstelling al dan niet gehaald zijn.

KPI’s en het dashboard

Omdat KPI’s zo belangrijk zijn voor het bedrijf moeten ze vlot toegankelijk zijn middels een tool die je dagelijks gebruikt. Met het dashboard van Optedo stel je eenvoudig de juiste KPI’s op voor je bedrijf en kan je op dagelijkse basis de performantie van de organisatie evalueren.

Het dashboard van Optedo ERP beschikt over een groot scala aan visualisatie mogelijkheden voor KPI’s. Met de beheerstool van het platform maak je eenvoudig nieuwe KPI’s aan en deel je deze in volgens de juiste gebruikersgroepen.
Zo kan je ook specifiek voor bijvoorbeeld het salesteam de relevante KPI’s tonen en niet relevante KPI’s verbergen.

Hulp van Optedo bij het opstellen van je dashboard? Dat kan!

Wil je graag even brainstormen met onze mensen om te kijken welke KPI’s interessant kunnen zijn voor jouw organisatie? Geef ons een seintje via het contact formulier indien je nog geen klant bent.
Voor onze bestaande klanten: contacteer ons via ons supportnummer of ticketing systeem.