Inleiding

De Workflow engine is uitgebreid met een nieuw type, Interval gebaseerd, waarmee je Optedo Workflows op vaste, herhalende, tijdstippen kan uitvoeren. Dit kan zeer handig zijn om specifieke herinneringen of opvolgacties te automatiseren.  

Enkele voorbeelden:

1. Vervallen facturen automatisch herinneren (voorbeeld hieronder uitgewerkt)
2. Verloren opportuniteiten na 1 jaar opnieuw contacteren
3. Jaarlijks een onderhoudstaak maken voor een bepaald onderhoudsobject.
4. Wekelijks de goedgekeurde offertes automatisch in PDF-vorm naar de zaakvoerder sturen.
5. Enzovoort

Waar?

Open: Instellingen (1) -> Design Studio (2) -> tab: Workflows (3)

Voeg een nieuwe Workflow toe (1) met naam ‘Facturen’. (2)

Maak een nieuw event door op ‘+ Event’ te klikken. Vul velden in als volgt:

Merk op: er is een nieuwe type ‘Interval gebaseerd’ beschikbaar.  Bijhorend, is er een lijst met vaste Interval mogelijkheden. Kies ook een startdatum, adhv Eerstvolgende executie, vanaf wanneer dit event start.

Tip: Indien er extra Interval moment gewenst is, contacteer dan Support voor de mogelijkheden.

Veld ‘Maximaal aantal keren uitvoeren‘ heeft weerslag op de gehele Workflow, niet op een specifieke record.

Voeg een conditie toe als volgt via ‘+ Conditie’ knop:

Voeg een E-mail actie toe als volgt via ‘+ Actie’ knop:

Er is een mogelijkheid om een PDF afdruk in de bijlages toe te voegen (1). Ook is het mogelijk het documentsjabloon in te stellen (2).

Resultaat

Deze flow gaat elke dag kijken of er vandaag facturen vervallen zijn. Als er een factuur gevonden is, wordt er een mail verstuurd naar de Accountmanager met de betreffende factuur in bijlage.

Uitgebreide Workflow instellingen

Open: Instellingen -> Design Studio (1) -> tab: Workflows (2)

Maak een nieuwe workflow en noem die bv ‘Facturen’. (3) (zie eerder stappen)

Klik op ‘+ Event’ En stel in zoals aangegeven.

Condities (4)

Om een formule filter te gebruiken, klik je eerst op het bliksem icoontje:

Je kan de tag [LEEG] gebruiken om specifiek te zoeken naar een lege waarde.

Acties (5)

In actie: Waarde definiëren kan je ook formules gebruiker dmv te klikken op het bliksem icoontje:

Je kan datum tags gebruiken, zoals [VANDAAG], of tags zoals gebruikt in de PDF afdruk: [FACTUUR_VERVALDATUM]