Projectbeheer
Tools voor vakmensen
Vooruitstrevend, flexibel en gebruiksvriendelijk
Wilt u uw projecten snel en efficiënt beheren, en altijd en overal het overzicht behouden? Vertrouw dan op de Optedo-module voor projectbeheer. Die bevat de historiek van al uw projecten – inclusief betrokken medewerkers, tijdsbesteding, budget, taken en verantwoordelijkheden.
Organiseren
Verdeel taken evenredig over uw medewerkers, en bepaal de planning en deadlines van de verschillende projectfases. Zo volgt u gemakkelijk alle mijlpalen op, bewaakt u de kosten, en behaalt u de vooropgestelde resultaten – op tijd en binnen budget.
Communiceren
Communiceer helder over het projectverloop, zowel met de opdrachtgever als met uw projectleden. Met deze module houdt u alle betrokkenen up-to-date, centraliseert u relevante gegevens, en brengt u taken en relaties helder in beeld zodat iedereen het overzicht bewaart.
Analyseren
Check via het dashboard alle gegevens over de voortgang van uw project. Zo raadpleegt u in een muisklik cruciale informatie, volgt u uw project stapsgewijs op, en reageert u snel op to do’s.
In een notendop
Verdeel taken evenredig
Taakverdeling behoort tot de basisfuncties van projectmanagement in een ERP-systeem. Met de Optedo-module voor taakverdeling wijst u efficiënt taken en verantwoordelijkheden toe. Zo benut u optimaal de kwaliteiten en tijdsbesteding van uw personeel, en vergroot u hun werkplezier en productiviteit.
Structureer uw planning
Met de module voor taakverdeling rangschikt u belangrijke mijlpalen en kleinere taken, en bevordert u een passende rolverdeling. U structureert er ook uw interne communicatie en planning mee, en verbetert de follow-up.
Krijg inzicht in resultaten
Gedaan met takenschema’s en tijdsbestekken! Deze module vermijdt papierwerk en administratieve rompslomp. U trekt overzichtelijke rapporten over budgetten en deadlines om de efficiëntie van uw medewerkers in kaart te brengen. Is er iets niet pluis? Dan neemt u snel passende maatregelen met een positief effect op de samenwerking en de productiviteit.
Breng tijdsbesteding in kaart
Met onze module voor tijdsregistratie brengt u gemakkelijk alle werkuren in kaart, op één gecentraliseerde plaats. Zo maakt u komaf met ingewikkelde uurroosters, en legt u werkuren neutraal en objectief vast. Uw winst: helder inzicht in tijdsbesteding en meer openheid en vertrouwen.
Versoepel uw facturatie
Uw medewerkers registreren hun werkuren in handige timesheets. U weet dus exact hoeveel tijd ze aan een project besteden, en in welke fase het project zich bevindt. Zo weet u welke uren u al dan niet kunt factureren. Bovendien automatiseert de module het hele proces van tijdregistratie tot facturatie, en kunt u klanten van daaruit rechtstreeks factureren.
Pas toe op vaste en mobiele medewerkers
Uren noteren, goedkeuren en doorbelasten is kinderspel met onze module – óók als uw medewerkers mobiel of op locatie werken. Een barcodesysteem met scanning registreert wanneer uw medewerker zijn taak begint en eindigt. U leest daarna de scanners in, en het systeem noteert de uren automatisch in de module.
Top 5-voordelen
- controle over tijdbesteding en kosten
- inzicht in contractuele uren en overuren
- rechtstreekse doorbelasting aan de klant
- overzicht van projectstatus
- voor vaste en mobiele medewerkers
Koppel projectbeheer aan klantrelaties
Optedo maakt van ERP en CRM echte bondgenoten. Want al uw klantinformatie wordt gecentraliseerd beheerd, zodat ze in elke fase van het project beschikbaar is voor alle betrokken medewerkers. Zo zijn ze perfect gewapend om uw klanten de service te bieden waarop ze rekenen.
Geef uw klanten inzicht in projecten
Via het klantenportaal brengen uw klanten snel en gemakkelijk hun wensen, vragen en klachten over. Ze hebben er ook toegang tot lopende offertes die ze, eventueel met aanpassingen, kunnen goedkeuren. Ook de follow-up van projecten gebeurt via het portaal. Zo volgen klanten de evolutie van hun projecten, de naleving van deadlines, of de redenen voor een eventuele vertraging.
Reageer snel op vragen
Het klantenportaal brengt uw klanten rechtstreeks in contact met de verantwoordelijke medewerker. Die is daardoor meteen op de hoogte van vragen of opmerkingen, en kan dus kort op de bal spelen. Een offerte aanpassen, een project inplannen of wijzigen, een technische vraag beantwoorden, … met het klantenportaal heb je het zo voor elkaar!
Ken prioriteiten toe
Tickets vormen een essentieel onderdeel van projectbeheer in Optedo ERP. Met slim ticketbeheer volgt u vragen en problemen sneller op, kent u er de juiste prioriteit aan toe, en weet u hoe efficiënt uw supportmedewerkers ermee omspringen.
Handel tickets online af
De ticketmodule van Optedo geeft u online toegang tot alle openstaande en afgehandelde tickets. Ook uw klanten voeren hun vragen eenvoudig online in, en volgen 24/7 de status van hun tickets.
Verbeter uw klantensupport
Dankzij de gecentraliseerde informatie monitort u snel en eenvoudig alle issues, en krijgt u een goed inzicht in het aantal verzoeken en de kwesties die het meeste tickets voortbrengen. Zo pakt u problemen sneller aan, en vergroot u uw klanttevredenheid.
Pols naar feedback
Met Optedo maakt en verstuurt u gestandaardiseerde vragenlijsten om de tevredenheid van uw klanten te meten. Zo ontdekt u de plus- en minpunten van uw dienstverlening, ontdekt u of uw prestaties voldoen aan de verwachtingen, en stuurt u gericht bij.
Ontwerp enquêtes op maat
U stuurt de enquêtes op het tijdstip van uw keuze – bijvoorbeeld tijdens verschillende projectfases. Zowel de vragenlijst als de bijbehorende e-mail zijn gestandaardiseerd. U kunt keuzevragen stellen waarbij de klant het passende antwoord aanduidt. En ook vragen met een invulveld en ruimte voor opmerkingen.
Trek lessen uit feedback
De enquêtes bieden u grondig inzicht in de manier waarop uw klanten uw bedrijf beoordelen. Dat laat u toe om tijdig eventuele pijnpunten aan te pakken, en komaf te maken met tekortkomingen in uw dienstverlening. Bovendien stemt u uw dienstverlening ook beter af op de wensen en noden van uw klanten. Zo houdt u uw klanten tevreden, en bouwt u langetermijnrelaties op die winstgevend zijn.
Krijg inzicht in gebudgetteerde en gebruikte materialen
Als projectbeheerder moet u een goed overzicht behouden van de materialen die u toewijst aan en gebruikt in het project. Zo vergelijkt u de resources die u budgetteerde met de werkelijk gebruikte materialen, en bewaakt u de kostenefficiëntie van uw projecten.
Beheer uw inkopen en voorraden
Met deze module beheert u ook uw projectvoorraden en uw inkooporders, en brengt u het materiaalgebruik en -verbruik transparant in kaart. Strikte controle van materiaalverbruik helpt u om uw projectonkosten beter te monitoren en tijdig bij te sturen.
Bewaak de projectvoortgang
Vanuit deze module is er een directe link met het voorraadbeheer waarmee u uw stock en de bijbehorende prijzen makkelijk up-to-date houdt. Dankzij de koppeling met de voorcalculatie, bewaakt u de voortgang van het project. En hebt u in elke fase inzicht in de beschikbaarheid en inzetbaarheid van materialen.
Beheer uw informatiestromen
Bij een project zijn verschillende partijen betrokken en komen grote informatiestromen kijken. Goede afspraken, follow-up en communicatie zijn onmisbaar om uw projecten gesmeerd te doen verlopen. Met deze module beheert u uw volledige projectcommunicatie van start tot finish.
Integreer interne en externe communicatie
De module leidt de communicatie rond uw projecten in goede banen. Van de interne communicatie met toegewezen projectmedewerkers tot de externe communicatie met uw klanten en leveranciers. Dankzij het dashboard van Optedo deelt u snel en in real time cruciale informatie mee aan uw projectmedewerkers.
Registreer verschillende media
Uw projectcommunicatie verloopt via verschillende kanalen: van e-mails en interne chats tot telefoontjes. Met Optedo bewaart u alle projectcommunicatie op één plaats, registreert u telefoongesprekken en koppelt u e-mails. Ook nadat het project is afgerond, blijft alles gedocumenteerd voor eventueel toekomstig gebruik.
Breng uw gegevens in kaart
Optedo verzamelt en centraliseert cruciale informatie over uw klanten, en automatiseert en uniformeert bedrijfsprocessen die u vroeger handmatig uitvoerde. Het systeem levert u dus een schat aan informatie op die uw bedrijf én uw klanten ten goede komt. Bovendien biedt de ERP-software u handige en overzichtelijke rapporten om de gigantische gegevensstroom netjes in kaart te brengen.
Trek de juiste conclusies
Met de rapporteringsmodule van Optedo haalt u snel en eenvoudig de juiste gegevens uit het systeem. U stelt rapporten op per klant, project of leverancier. Daarna bewaart u ze met één muisklik in het juiste bestand. Bovendien houdt het systeem zowel interne als externe gegevensstromen bij. Zo hebt u een 360 graden-zicht van het reilen en zeilen in uw organisatie.
Handel snel en passend
Wilt u rapporten raadplegen via uw dashboard? Dat kan, met de speciaal daarvoor ontwikkelde ‘widgets’. Dankzij de widgets op uw dashboard houdt u realtimecontrole over al uw bedrijfsgegevens: van kwartaal- of jaarrapporten tot projectstatus of leveranciersdossier. De actuele, overzichtelijke rapporten bundelen informatie die u anders via verschillende bronnen moet verzamelen. Zo speelt u kort op de bal en lopen uw bedrijfsprocessen van een leien dakje.
Bewaar informatie gecentraliseerd
Uw bedrijf beschikt over een schat aan informatie en een gigantische hoeveelheid documenten. Vaak zitten die lukraak verspreid in een wirwar van folders. Onze module voor documentbeheer maakt komaf met ongestructureerde, rondslingerende gegevens. Ze bewaart uw documenten op een gecentraliseerde plaats, terwijl u zelf bepaalt wie toegang krijgt tot welke informatie.
Bepaal de toegangscontrole
Voortaan slaat u al uw documenten op in toegewezen folders per klant, leverancier, medewerker, … En dat in een centraal opslagsysteem dat in verbinding staat met uw netwerk en het softwarepakket. U stelt vooraf de toegangscontrole tot documenten in, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over misbruik van bedrijfsgevoelige informatie.
Creëer een logische opslagstructuur
Het gestructureerd delen van informatie bevordert de samenwerking tussen uw medewerkers. Bovendien bepaalt u zelf de structuur en architectuur van het centrale opslagpunt. Uw collega’s vinden er gemakkelijk hun weg in, wat leidt tot tijdwinst en verhoogde efficiëntie.
Waak over de veiligheid
De documenten worden bewaard op een server die vanuit het softwarepakket toegankelijk is via om het even welk toestel: van desktop en laptop tot tablet en smartphone. De omgeving is gecentraliseerd én optimaal beveiligd – uw garantie voor maximale gemoedsrust.
Ontwikkeld in samenwerking met onze klanten
Vergelijk inschatting met uitvoering
Om de winstgevendheid van uw projecten te verzekeren, is kostenbewaking van essentieel belang. Met Optedo toetst u tijdens het project gemakkelijk de gebudgetteerde kosten af ten opzichte van het reële verbruik van uren en materialen. Ontdekt u verschillen tussen de offerte en de effectieve kosten? Dan achterhaalt u dankzij de nacalculatie de oorzaken om uw project bij te sturen of uw werkmethodes aan te passen.
Plan projecten als een pro
Goed projectbeheer vergt een gefaseerde aanpak. Met Optedo ERP stroomlijnt u álle projectfases en stelt u een dynamische planning op – zowel voor kleine als grote teams, uitvoerende en sturende medewerkers. Uw projectleden ontvangen instructies op hun vaste of mobiele device. Zo kennen ze altijd de nieuwste statusupdates, terwijl de projectbeheerder een realtimeoverzicht heeft van de uur-, dag-, week- en maandplanning.
Manage inkopen en voorraden
De materiaallijsten in de projectmodule schetsen de benodigde materialen om uw project zorgeloos uit te voeren. U ziet zowel de materialen die in voorraad zijn als degene die u moet bestellen. Moet u een bestelling plaatsen? Dan zorgt de koppeling met voorraadbeheer voor een snelle aanvulling via inkopen, eventueel met voorafgaande prijsaanvragen. Kortom, u houdt uw logistieke flow perfect onder controle!
Plan uw taken vooruit
Met doeltreffend takenbeheer krijgt u een goede planning, bespaart u tijd en vermijdt u chaos bij de uitvoering. Met Optedo stuurt uw projectverantwoordelijke vlotjes alle betrokken teamleden aan. En delegeert hij de juiste taken op het juiste moment aan de juiste persoon. Hij visualiseert in een handomdraai deadlines en afhankelijkheden, koppelt mijlpalen aan taken, en organiseert individuele takenlijsten. Resultaat: een proactieve en waterdichte planning van uw hele projectteam!
