De termen ERP en CRM zijn veelal ingeburgerd in het bedrijfsleven, zo ook in de wereld van de installateurs. Het gebruik ervan is dat niet altijd. Nochtans zorgt een goede geïntegreerde totaaloplossing voor een beter overzicht, duidelijke en snelle rapportering en een enorme tijdswinst.

Klanten beheren en opvolgen

De CRM-module zorgt voor de centralisatie van alle klanten en hun complete historiek, alsook de ondersteuning van de flow doorheen het salestraject. Tevens kan men aan de hand van handige rapportering bepalen hoeveel leads resulteren een aantal afspraken en wat het verkoopsucces op die afspraken is. Aan de hand daarvan kan men omzet gaan forecasten over verschillende periodes heen.

Het klantendashboard geeft dan weer meer inzicht in het financiële verhaal bij die klant. Men kan er gegevens raadplegen zoals omzet die gegenereerd werd via die klant en welk saldo er nog open staat.

De offertes, projecten, installaties en servicehistoriek is ook volledig raadpleegbaar via de klant.

Vlot en eenvoudig calculeren.

Het aanleggen van een bibliotheek met kostenposten, die opgebouwd zijn uit materialen en uren, zorgt ervoor dat het opmaken van offertes kinderspel wordt. Door het aanleggen van die bibliotheek maak je je offertes ook veel sneller op, waardoor je in dezelfde tijdspanne meer calculaties kan maken, er meer ruimte is om deze op te maken en je dus periodiek je aantal calculaties kan opdrijven. Daardoor groeien je verkoopkansen en stijgt je omzet.

De materialen en uren kunnen

Hou grip op je Projecten.

Dankzij een duidelijk projectmanagement hou je grip op je kosten en marges binnen je projecten. Door het gebruik van verschillende uurprijzen en – types, en de koppeling van inkooporders en prijsaanvragen aan de projecten weet je perfect welke kosten er voorzien en afgeboekt zijn. Eigen materiaal uit voorraad kan gericht ingekocht worden bij leveranciers per project of over alle projecten heen. Ook onderaannemers en huurkosten kunnen vlot in rekening gebracht worden.

Je houdt dankzij een overzichtelijke gantt hou je je projectverloop nauwgezet en gefaseerd in de gaten.

Via de resourceplanning weet je perfect welke werknemers op het betreffende project aan de slag zijn. Via de mobile app kunnen zij dan weer uren registreren op het project. Zo weet je per fase welke uren er voorzien waren, wat er gepland is en wat er reeds gepresteerd werd.

De allocatie van al deze kosten op het project zorgt ervoor dat je vlot en correct kan nacalculeren, vorderen en factureren.

Je weet op elk moment hoe je project ervoor staat in real-time.

Onderhouden van installaties als een pro.

Onderhoudsobjecten zoals bijvoorbeeld verwarmingstoestellen en warmtepompen, kunnen gemonitord worden via een unieke QR-code, die met een sticker op het toestel kan aangebracht worden. Bij uitvoering van het onderhoud op een object kan de historiek van voorgaande onderhouden en service opgevraagd worden en kan nagekeken worden welke stukken reeds vervangen werden en welke aan vervanging toe zijn.

Indien het onderhoudsobject in storing gaat kan de klant via de QR-code en het klantenportaal een aanvraag indienen tot service of bij onderhoudsmelding op het toestel een onderhoud aanvragen.

Via werkbonnen kunnen de materialen, uren en verplaatsingskosten afgeboekt worden naar het onderhoud en kan het onderhoud of de service ook ingepland worden bij de juiste techniekers.

Indien de betreffende storing niet meteen kon opgelost worden, kan de technieker aangeven wat de reden daarvoor was en vragen om de werkbon te herplannen, zo kan deze dan weer correct opgevolgd worden.

Snel en overzichtelijk factureren.

Projecten, onderhoud en service kunnen met één druk op de knop gefactureerd worden. De betalingsstatus van de facturen kan opgevolgd worden via het systeem en het afpunten ervan gebeurd dan via CODA.

De verkoopfacturen worden via een koppeling of export ingeladen in de boekhouding.

Waarom kiezen voor een geïntegreerde totaaloplossing?

Een goed geïntegreerde ERP-oplossing biedt soelaas omdat de actuele problemen worden opgelost op een uniforme manier. Gegevens dienen slechts eenmalig ingevuld te worden en worden opgeslagen in een centrale databank. Door de modulaire opbouw van zo’n systeem, worden de gegevens doorheen de overzichtelijke modules opnieuw opgeroepen, waardoor ze steeds raadpleegbaar en verwerkbaar zijn. Documenten worden gestandaardiseerd, processen worden uniform vastgelegd binnen het bedrijf en werknemers krijgen een duidelijke rode draad en manier van werken aangereikt.

De nacalculatie wordt in enkele muisklikken uitgevoerd, waardoor men heel snel weet of men de verwachte marges haalt op een project en klanten sneller hun vorderingsstaten of facturen ontvangen.
Daardoor schept men een professioneler beeld naar de buitenwereld toe.
De zaakvoerder ziet steeds een actuele stand van zaken per project, over de projecten heen en heeft zicht op de actuele omzet en forecast in functie van de goedgekeurde en uitgestuurde offertes.
Deze gegevens worden cijfermatig en grafisch weergegeven over verschillende periodiciteiten, bijvoorbeeld omzet per maand, kwartaal, jaar,…ERP is bijgevolg niet meer weg te denken in een modern installatiebedrijf.